DocSys DOCUMENTS

Paket DocSys DOCUMENTS bistveno poenostavi in pohitri knjiženje prejetih računov in upravljanje s pripadajočimi dokumenti. Uporabnikom omogoča delo z digitaliziranimi dokumenti na vseh področjih poslovanja. Odpravlja nepotrebno listanje po registratorjih in iskanje dokumentov po različnih podatkovnih nosilcih. Neposredna povezava s skenirno napravo skrajša postopek zajema dokumenta. Povezava s poštnim odjemalcem pa nudi uporabniku možnost preproste izmenjave dokumentov s pomočjo elektronske pošte.


PRIPENJANJE DOKUMENTOV  je omogočeno na več mestih:

  • Pri knjiženju temeljnic v Glavni knjigi: Dokumente, pripete k temeljnici Glavne knjige, je mogoče videti tudi na vseh pripadajočih knjižbah v kontni kartici in kartici poslovnega partnerja. V primeru knjižbe na kontu osnovnih sredstev dokumenti spremljajo osnovno sredstvo tudi v registru OS.

Knjiženje prejetih računov na ta način postane neprimerno hitrejše in natančnejše, pripenjanje dokumentov in vseh prilog k temeljnici pa postane samodejno, brez dodatnih opravil za uporabnika.

  • Pri uvozu  E-Računov v XML obliki: Pomembna dodana vrednost paketa je hitro in enostavno knjiženje prejetih računov v obliki standardnega eRačuna. Uvozite lahko vse račune, ki vam jih v obliki eRačuna pripravijo in pošljejo vaši dobavitelji. Dokumente, ki ste jih prejeli v papirni obliki, pa lahko poskenirate in s pomočjo programskega vmesnika Pronet pretvorite v obliko eRačuna z vsemi pripadajočimi podatki in PDF vizualizacijo.

  • Podatke iz XML datoteke (številka računa, dobavitelj, datumi, zneski, davki) program uporabi za pripravo temeljnice. PDF priponko pa pripne k temeljnici za kasnejši vpogled.

V komercialnem in materialnem poslovanju lahko dokumente pripenjate v naslednjih evidencah:

  • Pri  urejanju šifranta blaga in materiala (dokumenti, ki so vezani na posamezen ident blaga – certifikati, tehnična dokumentacija…)

  • Pri  pregledu naročil kupcev in naročil dobaviteljem

  • Pri  trgovinskih kalkulacijah

  • Pri pregledu materialnih dokumentov

  • Pri  pregledu delovnih nalogov v Materialnem poslovanju in Proizvodnji

  • Pri  pregledu izdanih  in prejetih računov ter izdanih predračunov


Dokumente je možno pripenjati na glavah posameznih zapisov v evidencah, pripne se lahko več dokumentov na posamezen zapis. Do pripetih dokumentov lahko nato dostopate neposredno iz evidence.


NA KAKŠEN NAČIN JE MOŽNO PRIPENJATI DOKUMENTE?

  • Obstoječe dokumente je možno pripenjati iz vašega datotečnega sistema.

  • S pomočjo modula VIRTUALNI TISKALNIK-HermesPrintDok lahko dokumente pripenjamo neposredno ob tiskanju.

  • Če  imamo v sistemu vključen skener, lahko dokumente ustvarimo tudi s skeniranjem neposredno iz okna dokumentarnega sistema.

  • Izdani račun in njegove priponke lahko priložimo k E-Računu modula E-Billing.


Pripete dokumente odpiramo s standardnimi programi za posamezne formate (Excel, Word, Acrobat reader, beležnica…). Enega ali več pripetih dokumentov lahko pošljemo kot priponko elektronske pošte.



Sestavni del programskega paketa je tudi vmesnik PRONET:

Programski vmesnik PRONET  poenostavi in pohitri postopek zajema prejetih računov in povezovanja temeljnic s skeniranimi dokumenti.

Poljubno število prejetih računov in drugih spremljajočih dokumentov poskeniramo in v eni PDF datoteki pošljemo v obdelavo.

Image title



Sistem prejeti PDF razdeli na posamezne račune in za vsakega izdela XML datoteko s podatki računa in PDF priponko:

Image title






Image title


pripravi obdelane dokumente uporabniku za privzem v program:

Image title






Program samodejno prevzame vse informacije z računa (poslovni partner, datumi, sklici, zneski, DDV…) in jih prepiše v temeljnico. K temeljnici pa pripne PDF datoteko s sliko pripadajočega računa.

Uporaba vmesnika ne zahteva nobenega dodatnega dela, uporabniku pa na vsakem koraku nudi prihranek časa in onemogoči napake:

  • skeniranje dokumentov je bistveno enostavnejše, saj lahko celoten nabor dokumentov skeniramo v eno PDF datoteko

  • naloga knjigovodje je samo preveriti podatke računa in urediti zahtevnejše knjižbe

  • pripenjanje dokumentov je popolnoma samodejno in uporabnikov poseg sploh ni potreben