DocSys DOCUMENTS

Združene funkcionalnosti dokumentarnega sistema so nadgrajene z novimi možnostmi za uporabo brezpapirnega poslovanja na vseh področjih dela.


Paket DocSys DOCUMENTS združuje vse funkcionalnosti obstoječih paketov in jim dodaja številne nove. Bistveno poenostavi in pohitri knjiženje prejetih računov in upravljanje s pripadajočimi dokumenti. Uporabnikom omogoča delo z digitaliziranimi dokumenti na vseh področjih poslovanja. Odpravlja nepotrebno listanje po registratorjih in iskanje dokumentov po različnih podatkovnih nosilcih. Neposredna povezava s skenirno napravo skrajša postopek zajema dokumenta. Povezava s poštnim odjemalcem pa nudi uporabniku možnost preproste izmenjave dokumentov s pomočjo elektronske pošte.


PRIPENJANJE DOKUMENTOV  je omogočeno na več mestih:

  • Pri knjiženju temeljnic v Glavni knjigi: Dokumente, pripete k temeljnici Glavne knjige, je mogoče videti tudi na vseh pripadajočih knjižbah v kontni kartici in kartici poslovnega partnerja. V primeru knjižbe na kontu osnovnih sredstev dokumenti spremljajo osnovno sredstvo tudi v registru OS.

Knjiženje prejetih računov na ta način postane neprimerno hitrejše in natančnejše, pripenjanje dokumentov in vseh prilog k temeljnici pa postane samodejno, brez dodatnih opravil za uporabnika.

  • Pri uvozu  E-Računov v XML obliki: Pomembna dodana vrednost paketa je hitro in enostavno knjiženje prejetih računov v obliki standardnega eRačuna. Uvozite lahko vse račune, ki vam jih v obliki eRačuna pripravijo in pošljejo vaši dobavitelji. Dokumente, ki ste jih prejeli v papirni obliki, pa lahko poskenirate in s pomočjo programskega vmesnika Pronet pretvorite v obliko eRačuna z vsemi pripadajočimi podatki in PDF vizualizacijo.

  • Podatke iz XML datoteke (številka računa, dobavitelj, datumi, zneski, davki) program uporabi za pripravo temeljnice. PDF priponko pa pripne k temeljnici za kasnejši vpogled.

V komercialnem in materialnem poslovanju lahko dokumente pripenjate v naslednjih evidencah:

  • Pri  urejanju šifranta blaga in materiala (dokumenti, ki so vezani na posamezen ident blaga – certifikati, tehnična dokumentacija…)

  • Pri  pregledu naročil kupcev in naročil dobaviteljem

  • Pri  trgovinskih kalkulacijah

  • Pri pregledu materialnih dokumentov

  • Pri  pregledu delovnih nalogov v Materialnem poslovanju in Proizvodnji

  • Pri  pregledu izdanih  in prejetih računov ter izdanih predračunov


Dokumente je možno pripenjati na glavah posameznih zapisov v evidencah, pripne se lahko več dokumentov na posamezen zapis. Do pripetih dokumentov lahko nato dostopate neposredno iz evidence.


NA KAKŠEN NAČIN JE MOŽNO PRIPENJATI DOKUMENTE?

  • Obstoječe dokumente iz datotečnega sistema.

  • S pomočjo modula VIRTUALNI TISKALNIK-HermesPrintDok lahko dokumente pripenjamo neposredno ob tiskanju.

  • Če  imamo v sistemu vključen skener, lahko dokumente ustvarimo tudi s skeniranjem neposredno iz okna dokumentarnega sistema.

  • Izdani račun in njegove priponke lahko priložimo k E-Računu modula E-Billing.


Pripete dokumente odpiramo s standardnimi programi za posamezne formate (Excel, Word, Acrobat reader, beležnica…). Enega ali več pripetih dokumentov lahko pošljemo kot priponko elektronske pošte.


Sestavni del programskega paketa je tudi vmesnik PRONET:

Programski vmesnik PRONET  poenostavi in pohitri postopek zajema prejetih računov in povezovanja temeljnic s skeniranimi dokumenti.

Poljubno število prejetih računov in drugih spremljajočih dokumentov poskeniramo in v eni PDF datoteki pošljemo v obdelavo.

Image title



Sistem prejeti PDF razdeli na posamezne račune in za vsakega izdela XML datoteko s podatki računa in PDF priponko:

Image title






Image title


pripravi obdelane dokumente uporabniku za privzem v program:

Image title






Program samodejno prevzame vse informacije z računa (poslovni partner, datumi, sklici, zneski, DDV…) in jih prepiše v temeljnico. K temeljnici pa pripne PDF datoteko s sliko pripadajočega računa.

Uporaba vmesnika ne zahteva nobenega dodatnega dela, uporabniku pa na vsakem koraku nudi prihranek časa in onemogoči napake:

  • skeniranje dokumentov je bistveno enostavnejše, saj lahko celoten nabor dokumentov skeniramo v eno PDF datoteko

  • naloga knjigovodje je samo preveriti podatke računa in urediti zahtevnejše knjižbe

  • pripenjanje dokumentov je popolnoma samodejno in uporabnikov poseg sploh ni potreben